İç Kontrol Sistemi Çalıştayı

5018 sayılı Kanunun 55 inci maddesinde; İç Kontrol "idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünü" olarak tanımlanmıştır.

Ayrıca Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin İç Kontrol Sistemi ve Standartları başlıklı 28. maddesinde ‘’Strateji geliştirme birimleri, iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapar ve çalışma sonuçlarını üst yöneticiye sunar.’’ hükmü yer almaktadır.  Bu doğrultuda Üniversitemizde yürütülen iç kontrol faaliyetlerinin daha sağlıklı bir düzeye çıkarılması ve uygulama birlikteliği sağlanması amacıyla Dairemiz tarafından 22-24 Mart 2018 tarihilerinde Terziköy/AMASYA’da, okul sekreterlerinin,  daire başkanlarının, ilgili şube müdürlerinin ve iç kontrol çalışmalarına dahil olan ilgili personelin katılımı ile bir çalıştay düzenlendi.

Çalıştay faaliyetinin kurum dışında tercih edilmesi ile moral motivasyonun yüksek tutulması, faaliyetin daha verimli geçmesi ve kurum  aidiyet duygusunun geliştirilmesi amaçlanmıştır.

          Bu amaçlarla yola çıkarak düzenlemiş olduğumuz Çalıştay Programımızın ilk gününde Daire Başkanımız Alaattin SORUKLU açılış konuşmasında personelin moral motivasyonun yüksek tutulmasının  iş süreçlerinin geliştirilmesinde ve kurumsal kalitenin artırılmasında çok önemli olduğu, dolayısıyla çalıştay programının düzenlemekteki ilk amacının bu olduğuna değindi. Sonrasında iç kontrolün ve iç kontrol sisteminin içindeki diğer araçların yönetim süreçlerinde ne kadar önemli olduğunu ifade etti. Etkin bir iç kontrol sisteminin aynı zamanda kalite ölçütleri geliştirilmesine ve dış değerlendirme sürecine olan olumlu etkilerine değinerek Üniversitemizde daha sağlıklı bir iç kontrol sisteminin nasıl sağlanacağına yönelik ifadelerde bulundu.

Daire Başkanımızın konuşmasının ardından Üniversitemiz ve Başkanlığımızın genel durumunu ve Kurumdaki iç kontrole bakış açısını görebilmek; personelimizin iç kontrol hakkındaki bilgi düzeyini ölçmek amacıyla tüm katılımcılara bir anket uygulandı.

Çalıştayımızın ikinci gününde Ayşe Müge DEMİRAL tarafından iç kontrol sistemi genel olarak değerlendirilmiştir. İç kontrol sisteminin yasal mevzuatımızdaki yerine değinilerek standartlar ve genel şartlar hakkında bilgiler verilmiş, önemi ve gereği üzerine vurgu yapılmıştır. 2009 yılından bugüne kadar Üniversitemizde iç kontrol sisteminin nasıl bir gelişim gösterdiği hakkında detaylı bilgilere yer verilerek, sistem içerisindeki rol ve sorumluluklar ve İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu (İKİYK) üyelerinin kimler olduğu anlatılmıştır. İç kontrol sisteminde yıllık olarak yaptığımız tüm çalışmalara ve hazırladığımız raporların bilgilerine yer verilmiştir. Üniversitemizin bu alanda yapmış olduğu tüm çalışmaların değerlendirilmesinin ardından İç Kontrol Sistemi içerisindeki güçlü ve zayıf yönlerimiz değerlendirilerek iyileştirme adına önerilerde bulunulmuştur.

İç kontrol sistemi hakkında genel bilgilendirme ve değerlendirme yapılması sonrasında Ahmet Er tarafından sistem içerisindeki önemli araçlardan biri olan risk yönetimi konusu ele alınarak kurumsal risk yönetimi hakkında bilgilere yer  verilmiştir.

Üniversitemizde İç Kontrol Sisteminin tamamının yıllık olarak değerlendirmesinin nasıl yapıldığının, değerlemede kullandığımız araçların ve hazırladığımız raporların bilgilerine yer verilmesinin ardından değerlendirme sürecinde yaşanılan bazı zorluklar ifade edilerek çözüme kavuşturulması amaçlanmıştır.

İç Kontrol Sistemleri ve Üniversitemizdeki genel durumun detaylı olarak incelenmesi sonrasında bir diğer önemli husus Kalite Yönetimi kavramına yer verilmiştir.

Kalite Yönetimi sürecinin yasal çerçevesine, içerisinde barındırdığı kavramlara ve sürecin getireceği bazı sorumluluklara değinilerek İç Kontrol Sistemi ile ne kadar bütünleşik olduğu konusunda özellikle vurgu yapılmıştır.

İç Kontrol Sistemi ve Kalite Yönetimi süreci hakkında verilen bilgilerin tamamlanmasının ardından çalıştay verimliliğinin ve memnuniyetinin ölçülmesi, kurum genelinde iç kontrol faaliyetlerine yönelik görüş ve önerilerin alınabilmesi adına bir anket uygulaması yapılmıştır.

Çalıştayımızın üçüncü ve son gününde katılımcı bir yol izlenerek çalıştay programı genel olarak değerlendirilmiş, katılımcılar programla ilgili görüş ve önerilerini dile getirmişlerdir. Katılımcılar genel olarak programdan çok memnun olduklarını sunumlar ve örnek uygulamaların çok faydalı olduğuna, iç kontrole yönelik bilgi düzeylerini geliştirdiklerini ve önümüzdeki süreçte iç kontrol faaliyetlerinde daha etkin rol alabileceklerini ifade etmişlerdir.

Başkanlığımız olarak; iç kontrol sisteminin uygulanması ve geliştirilmesinde kurumsal kapasitemizin artışına yarar sağladığını düşündüğümüz bu çalıştay programına katılan tüm katılımcılarımıza teşekkür ederiz.